Approved Tariffs

Supplement Canada Gazette, Part I May 23, 2015 COPYRIGHT BOARD Statement of Royalties to Be Collected by Access Copyright for the Reprographic Reproduction, in Canada, of Works in its Repertoire Provincial and Territorial Governments (2005-2014) Supplément Gazette du Canada, Partie I Le 23 mai 2015 COMMISSION DU DROIT D’AUTEUR Tarif des redevances à percevoir par Access Copyright pour la reproduction par reprographie, au Canada, d’œuvres de son répertoire Gouvernements provinciaux et territoriaux (2005-2014)

Supplement to the Canada Gazette May 23, 2015 COPYRIGHT BOARD FILE: Reprography 2005-2014 Tariff of Royalties to Be Collected for the Reproduction, in Canada, from 2005 to 2014, of Works in Access Copyright’s Repertoire by Employees of Provincial and Territorial Governments In accordance with subsection 70.15(1) of the Copyright Act, the Copyright Board has certified and hereby publishes the statement of royalties to be collected by the Canadian Copyright Licensing Agency (Access Copyright) for the reproduction, in Canada, from 2005 to 2014, of works in its repertoire by employees of provincial and territorial governments. Ottawa, May 23, 2015 GILLES M cDOUGALL Secretary General 56 Sparks Street, Suite 800 Ottawa, Ontario K1A 0C9 613-952-8624 (telephone) 613-952-8630 (fax) gilles.mcdougall@cb-cda.gc.ca (email) Supplément à la Gazette du Canada Le 23 mai 2015 2 COMMISSION DU DROIT D’AUTEUR DOSSIER : Reprographie 2005-2014 Tarif des redevances à percevoir pour la reproduction, au Canada, de 2005 à 2014, d’œuvres dans le répertoire d’Access Copyright par des employés des gouvernements provinciaux et territoriaux Conformément au paragraphe 70.15(1) de la Loi sur le droit d’auteur, la Commission du droit d’auteur a homologué et publie le tarif des redevances que la Canadian Copyright Licensing Agency (Access Copyright) peut percevoir pour la reproduction, au Canada, de 2005 à 2014, d’œuvres de son répertoire par des employés des gouvernements provinciaux et territoriaux. Ottawa, le 23 mai 2015 Le secrétaire général GILLES M cDOUGALL 56, rue Sparks, Bureau 800 Ottawa (Ontario) K1A 0C9 613-952-8624 (téléphone) 613-952-8630 (télécopieur) gilles.mcdougall@cb-cda.gc.ca (courriel)

Supplement to the Canada Gazette May 23, 2015 STATEMENT OF ROYALTIES TO BE COLLECTED BY THE CANADIAN COPYRIGHT LICENSING AGENCY (ACCESS COPYRIGHT) For the reproduction, in Canada, from 2005 to 2014, of works in the repertoire of Access Copyright by employees of provincial and territorial governments. Short Title 1. This tariff may be cited as the Access Copyright Provincial and Territorial Governments Tariff, 2005-2014. Definitions 2. In this tariff, “copy” means a reproduction of a published work made by any of the following processes: (a) reprography, which includes facsimile reproduction by photo- copying and xerography; (b) reproducing onto microform (including microfilm and microfiche); (c) typing or word-processing without adaptation; (d) reproducing by a machine, device or computer that makes a digital copy; (e) hand transcription or drawing (including tracing) onto acet- ate or other media; (f) duplicating from a stencil; (g) facsimile transmission; (h) video telecommunication; and (i) printing from an electronic file, in the case of reproductions made on or after January 1, 2010, but excludes the digital copy. (« copie ») “copying” means making a copy. (« copier ») “digital copy” means any electronic file of a published work. (« copie numérique ») “employee” means an employee of one of the licensees, as deter- mined in accordance with the applicable enactments, policies, and bookkeeping practices of that licensee. (« employé ») “FTE” means a full-time employee or a part-time employee whose combined ordinary working hours are counted in proportion to a full-time employee’s ordinary working hours. (« ETP ») “licensee” means Her Majesty the Queen in Right of British Columbia, Her Majesty the Queen in Right of Alberta, Her Majesty the Queen in Right of Saskatchewan, Her Majesty the Queen in Right of Manitoba, Her Majesty the Queen in Right of Ontario, Her Majesty the Queen in Right of New Brunswick, Her Majesty the Queen in Right of Nova Scotia, Her Majesty the Queen in Right of Newfoundland and Labrador, Her Majesty the Queen in Right of Prince Edward Island, Her Majesty the Queen in Right of the Yukon Territory, Her Majesty the Queen in Right of the Northwest Territories and Her Majesty the Queen in Right of the Nunavut Territory. (« titulaire de licence ») “published work” means a literary, dramatic or artistic work pro- tected by copyright in Canada, or a part of such work, of which copies have been issued to the public with the consent or acquies- cence of the copyright owner, including but not limited to books, folios, magazines, newspapers, journals and other periodical publi- cations. (« œuvre publiée ») “repertoire” means those published works published in or outside of Canada by any author or publisher, estate of an author or pub- lisher or other person with a copyright interest in the published works who, by assignment, grant of licence or by appointment as an agent or otherwise, has authorized Access Copyright to collect- ively administer reproduction rights in published works and those Supplément à la Gazette du Canada Le 23 mai 2015 3 TARIF DES REDEVANCES À PERCEVOIR PAR THE CANADIAN COPYRIGHT LICENSING AGENCY (ACCESS COPYRIGHT) Pour la reproduction, au Canada, de 2005 à 2014, d’œuvres dans le répertoire d’Access Copyright, par des employés des gouverne- ments provinciaux et territoriaux. Titre abrégé 1. Tarif des gouvernements provinciaux et territoriaux d’Access Copyright, 2005-2014. Définitions 2. Dans ce tarif, « année » Année civile. (“year”) « copie » Reproduction d’une œuvre publiée créée par l’un des procédés suivants : a) la reprographie, y compris la reproduction en fac-similé par photocopie ou xérographie; b) la reproduction sur microforme (y compris microfilm et microfiche); c) la dactylographie ou le traitement de texte sans adaptation; d) la reproduction par une machine, un dispositif ou un ordina- teur qui crée une copie numérique; e) la transcription manuscrite ou le dessin (y compris le tracé) sur acétate ou autre support; f) la duplication par stencil; g) la transmission de fac-similé; h) la vidéotransmission; i) l’impression à partir d’un fichier électronique, dans le cas des reproductions créées à partir du 1 er janvier 2010, mais exclut la copie numérique. (“copy”) « copie numérique » Fichier électronique d’une œuvre publiée. (“digital copy”) « copier » Faire une copie. (“copying”) « employé » Employé de l’un des titulaires de licence, déterminé selon les dispositions, les politiques et les méthodes comptables applicables de ce titulaire. (“employee”) « ETP » Employé à temps plein ou employé à temps partiel dont les heures ouvrables ordinaires combinées sont comptées propor- tionnellement par rapport aux heures ouvrables ordinaires d’un employé à temps plein. (“FTE”) « œuvre publiée » Œuvre littéraire, dramatique ou artistique proté- gée par droit d’auteur au Canada, ou une partie d’une telle œuvre, dont des exemplaires ont été distribués au public avec le consente- ment ou l’assentiment du titulaire du droit d’auteur, y compris, mais non exclusivement, les livres, les folios, les magazines, les journaux, les revues ou autres périodiques. (“published work”) « répertoire » Œuvres publiées au Canada ou à l’étranger par un auteur ou un éditeur, la succession d’un auteur ou éditeur ou une autre personne ayant un intérêt dans le droit d’auteur sur les œuvres publiées qui, notamment par voie de cession, licence ou mandat, a autorisé Access Copyright à gérer collectivement les droits de reproduction dans les œuvres publiées, ou les œuvres publiées au Canada et à l’étranger par d’autres titulaires de droits d’auteur lorsqu’une entente entre Access Copyright et une autre société de gestion de droits de reproduction autorise Access Copyright à représenter ces autres titulaires de droits d’auteur. (“repertoire”) « titulaire de licence » Sa Majesté la Reine du chef de la Colombie- Britannique, Sa Majesté la Reine du chef de l’Alberta, Sa Majesté la Reine du chef de la Saskatchewan, Sa Majesté la Reine du chef du Manitoba, Sa Majesté la Reine du chef de l’Ontario, Sa Majesté la Reine du chef du Nouveau-Brunswick, Sa Majesté la Reine du

Supplement to the Canada Gazette May 23, 2015 published works published in or outside of Canada by other copyright owners where an agreement between Access Copyright and another reproduction rights collective society authorizes Access Copyright to represent such other copyright owners. ( « répertoire ») “year” means a calendar year. ( « année ») Application 3. Subject to section 4, an FTE shall be permitted to make and distribute copies of published works in the repertoire, for the purpose of conducting the business of the licensee, including for purposes of delivery of government programs and services by means of activities such as, but not limited to, professional, research, archival, communication and administrative activities of the licensee, as follows: (a) copy up to ten (10) per cent, provided that such limit may be exceeded in respect of the following portions: (i) an entire newspaper article or page, (ii) an entire short story, play, essay or article, (iii) an entire poem, (iv) an entire entry from an encyclopaedia, annotated bibliog- raphy, dictionary or similar reference work, (v) an entire reproduction of an artistic work (including drawings, paintings, prints, photographs and reproductions of works of sculpture, architectural works of art and works of artistic craftsmanship), and (vi) one entire chapter, provided it is no more than twenty (20) per cent of a book; (b) make a copy to be used to project, display or interact with an image for presentation using, but not limited to, an overhead projector, LCD or plasma monitor, or interactive whiteboard; (c) make a copy to replace any damaged or missing pages in the licensee’s holdings. If the total number of replacement pages is more than twenty (20) per cent of a published work, then the licensee shall make reasonable efforts to secure a new replace- ment of the published work within a reasonable period of time; and (d ) subject to paragraph 3(a), distribute (i) copies to FTEs, and (ii) copies to persons other than to FTEs. General Limitations 4. (a) Copies may only be made from published works that are lawfully obtained by the licensee. (b) There shall be no intentional cumulative copying from the same published work beyond the limits set out in paragraph 3(a). (c) Copies shall not be made as a substitute for published works that would ordinarily be purchased. (d) Copies shall not be made of a published work that contains a notice prohibiting reproduction under a licence from a collective society. (e) Copies shall not be sold for an amount that exceeds the costs of making and distributing such copies, including an allowance for the royalties payable under this tariff. (f) Copies shall not be used in advertising products or services. (g) Copies shall be faithful and accurate reproductions of the original published work. (h) Copies shall not be made or used in a manner that would infringe the moral rights of any author. Supplément à la Gazette du Canada Le 23 mai 2015 4 chef de la Nouvelle-Écosse, Sa Majesté la Reine du chef de Terre- Neuve-et-Labrador, Sa Majesté la Reine du chef de l’Île-du-Prince- Édouard, Sa Majesté la Reine du chef du Territoire du Yukon, Sa Majesté la Reine du chef des Territoires du Nord-Ouest et Sa Majesté la Reine du chef du Territoire du Nunavut. (“licensee”) Application 3. Sous réserve de l’article 4, un ETP peut faire et distribuer des copies d’œuvres publiées dans le répertoire pour mener des affaires dans le cadre du mandat du titulaire de licence, notamment aux fins de prestation de programmes et services gouvernementaux au moyen d’activités telles que, mais sans s’y limiter, les activités professionnelles, de recherche, d’archivage, de communication et d’administration du titulaire de licence, et ce, de la manière suivante : a) copier jusqu’à dix (10) pour cent, une telle limite pouvant être dépassée en ce qui a trait aux parties suivantes : (i) un article entier ou une page entière de journal, (ii) une nouvelle, une pièce, un essai ou un article en entier, (iii) un poème en entier, (iv) une entrée complète tirée d’une encyclopédie, d’une bibliographie annotée, d’un dictionnaire ou d’un ouvrage de référence similaire, (v) une reproduction complète d’une œuvre artistique (y com- pris dessins, tableaux, impressions, photographies et repro- ductions de sculptures, œuvres d’art architectural et travaux d’artiste), (vi) un chapitre complet, pourvu qu’il ne dépasse pas plus de vingt (20) pour cent d’un livre; b) faire des copies devant être utilisées pour projeter ou afficher une image, ou interagir avec une image, au moyen, notamment, d’un rétroprojecteur, d’un écran ACL ou plasma ou d’un tableau blanc interactif; c) faire des copies dans le but de remplacer toute page endom- magée ou manquante de la collection du titulaire de licence. Si le nombre total de pages à remplacer dépasse vingt (20) pour cent d’une œuvre publiée, le titulaire de licence doit faire les efforts raisonnables pour assurer le remplacement de l’œuvre publiée dans un délai raisonnable; d) sous réserve de l’alinéa 3a), distribuer : (i) des copies à des ETP, (ii) des copies à des personnes qui ne sont pas des ETP. Restrictions générales 4. a) Ne copier que les œuvres publiées obtenues légalement par le titulaire de licence. b) Ne pas faire de copies cumulatives intentionnellement à partir de la même œuvre publiée au-delà des limites stipulées à l’alinéa 3a). c) Ne pas faire de copies pour remplacer des œuvres publiées qui seraient normalement achetées. d) Ne pas faire de copies d’œuvres publiées qui contiennent un avis interdisant la reproduction en vertu d’une licence accordée par une société de gestion. e) Ne pas vendre de copies pour un montant supérieur à leur coût de réalisation et de distribution, y compris une somme visant les redevances payables aux termes du présent tarif. f) Ne pas se servir de copies dans la publicité de produits ou services. g) Ne faire que des copies qui reproduisent fidèlement et exacte- ment l’œuvre publiée originale. h) Ne pas faire de copies ni utiliser des copies de manière à enfreindre les droits moraux d’un auteur.

Supplement to the Canada Gazette May 23, 2015 Attribution 5. The licensee shall notify all persons under its authority who are entitled to make copies under this tariff that, where reasonable under the circumstances, copies made and/or distributed shall include, on at least one page (a) a credit to the author (including writer, artist, illustrator and photographer) and to the source; and (b) a notice stating “Copied under licence from Access Copyright.” Notification of the Terms and Conditions of Copying 6. Access Copyright may provide, for free, a notice in the form set out in the Appendix. Each licensee shall make reasonable and good faith efforts to affix the notice within the immediate vicinity of each photocopier used for making copies in such a way that the notice is readily visible to, and legible by, persons using the photocopier. Royalties 7. (a) The licensee shall pay an annual royalty to Access Copy- right, calculated by multiplying the royalty rate of, (i) for the years 2005 to 2009: 11.56¢ (ii) for the years 2010 to 2014: 49.71¢ by the number of its FTEs. (b) The annual royalty payable under this tariff is exclusive of any federal or provincial taxes. Reporting and Payment 8. (a) No later than January 31 of each year of this tariff, the licensee shall provide to Access Copyright the number of its FTEs covered by this tariff. (b) Access Copyright will invoice the licensee by March 1 of each year of this tariff and such invoice shall be payable within thirty (30) days of the issue date. (c) The licensee shall keep records of all copies made for exter- nal distribution pursuant to subparagraph 3(d)(ii) in a form and manner prescribed by Access Copyright. The licensee shall pro- vide these external distribution records to Access Copyright within thirty (30) days of the end of each quarterly period. Interest for late payments 9. Any amount not received by the due date shall bear interest from that date until the date the amount is received. Interest shall be calculated daily, at a rate equal to one (1) per cent above the Bank Rate effective on the last day of the previous month (as pub- lished by the Bank of Canada). Interest shall not compound. Surveying 10. As requested by Access Copyright, but not more than once, the licensee shall cooperate with Access Copyright in measuring a sample of the licensee’s libraries’ holdings and circulation. Access Copyright will work with the licensee to ensure compliance with legislative and policy requirements concerning privacy, security and non-disclosure. Access Copyright will only collect this infor- mation for the purpose of distributing royalties. Any request by Access Copyright must be made no later than one year after the publication of this tariff. Supplément à la Gazette du Canada Le 23 mai 2015 5 Mention de la source 5. Le titulaire de licence doit aviser toutes les personnes sous son autorité qui ont le droit de faire des copies en vertu du présent tarif que, lorsque cela est raisonnable dans les circonstances, les copies faites et/ou distribuées doivent mentionner, sur au moins une page : a) une référence à l’auteur (y compris l’écrivain, l’artiste, l’illus- trateur et le photographe) ainsi qu’à la source; b ) l’avis suivant : « Reproduction autorisée par Access Copyright . » Avis à l’égard des modalités de copie 6. Access Copyright peut fournir gratuitement un avis sous la forme établie à l’annexe. Chaque titulaire de licence est tenu de faire des efforts raisonnables et de bonne foi pour apposer cet avis à proximité immédiate de chaque photocopieur servant à faire des copies, et ce, d’une manière permettant qu’il soit visible et lisible pour les personnes utilisant le photocopieur. Redevances 7. a) Le titulaire de licence verse une redevance annuelle à Access Copyright, qui est calculée en multipliant le taux de redevance de, (i) pour les années 2005 à 2009 : 11,56 ¢ (ii) pour les années 2010 à 2014 : 49,71 ¢ par le nombre de ses ETP. b) La redevance annuelle payable conformément au présent tarif ne comprend pas les taxes fédérales ou provinciales. Établissement de rapports et paiement 8. a) Au plus tard le 31 janvier de chaque année du présent tarif, le titulaire de licence doit indiquer à Access Copyright le nombre de ses ETP qui font l’objet du présent tarif. b) Access Copyright facturera le titulaire de licence avant le 1 er mars de chaque année du présent tarif et ladite facture doit être réglée dans les trente (30) jours de la date d’émission. c) Le titulaire de licence doit tenir des registres de toutes les copies faites aux fins de distribution externe aux termes du sous- alinéa 3d)(ii), en la forme et de la manière prescrites par Access Copyright. Le titulaire de licence doit fournir ces registres de distribution externe à Access Copyright dans les trente (30) jours suivant la fin de chaque trimestre. Intérêt pour paiement tardif 9. Tout montant non reçu à la date d’échéance porte intérêt à compter de cette date jusqu’à la date où le montant est reçu. L’inté- rêt est calculé quotidiennement à un taux égal à un (1) pour cent de plus que le taux officiel d’escompte en vigueur au dernier jour du mois précédent (tel qu’il est publié par la Banque du Canada). L’in- térêt n’est pas composé. Sondage 10. À la demande d’Access Copyright, mais pas plus d’une fois, le titulaire de licence doit collaborer avec Access Copyright dans la mesure d’un échantillon des ressources documentaires que pos- sèdent et que font circuler les bibliothèques du titulaire de licence. Access Copyright s’assurera avec le titulaire de licence que l’on se conforme aux exigences législatives et de politique en vigueur en matière de protection des renseignements personnels, de sécurité et de non-divulgation. Access Copyright ne recueillera ces renseigne- ments que dans le but de distribuer des redevances. Toute demande d’Access Copyright doit être présentée au plus tard un an après la publication du présent tarif.

Supplement to the Canada Gazette May 23, 2015 Records and Audits 11. (a) The licensee shall keep and preserve, for a period of six (6) years, records from which the royalties due to Access Copyright under this tariff can be readily ascertained. (b) No more than once per year, Access Copyright, or its repre- sentative, may audit these records on fifteen (15) days’ written notice to the licensee and during normal business hours. (c) Access Copyright shall, upon receipt, supply a copy of the report of the audit to the licensee which was the subject of the audit. (d ) If an audit discloses that royalties due pursuant to section 7 have been understated by more than ten (10) per cent, the licen- see shall pay the reasonable costs of the audit within thirty (30) days of the demand for such payment. (e) In the event that an audit reveals an overpayment, the licen- see may reduce the amount due on the next royalty payment by the amount of such overpayment. Addresses for Notices and Payment 12. (a) Notices to Access Copyright shall be sent to Executive Director, Access Copyright The Canadian Copyright Licensing Agency One Yonge Street, Suite 800 Toronto, Ontario M5E 1E5 Telephone: 416-868-1620 Fax: 416-868-1621 Email: governmenttariff@accesscopyright.ca (b) Notices to the licensee shall be sent to the last address of which Access Copyright has been notified in writing. Delivery of Notices and Payment 13. (a) A notice may be delivered by hand, by postage-paid mail, fax or email. Payments shall be delivered by hand, by postage- paid mail or by electronic bank transfer. (b) A notice or payment mailed in Canada shall be presumed to have been received three (3) business days after the day it was mailed. (c) A notice sent by fax or email shall be presumed to have been received on the first business day following the day it is transmitted. Transitional Provisions 14. (a) In relation to each of the years from 2005 to 2014, the licensee shall, in lieu of paragraph 8(a), provide to Access Copy- right the number of its FTEs covered by this tariff within 60 days of publication of this tariff. (b) In relation to each of the years from 2005 to 2014, Access Copyright shall, in lieu of paragraph 8(b), invoice the licensee within 120 days of publication of this tariff, and the invoice shall be payable within 60 days of receipt of the invoice. (c) Any amount payable in relation to each of the years from 2005 to 2014 shall be increased by using the multiplying interest factor (based on the Bank of Canada rate) set out in the follow- ing table with respect to each period: 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 1.2127 1.1808 1.1360 1.0910 1.0665 1.0615 1.0510 1.0385 1.0260 1.0135 Supplément à la Gazette du Canada Le 23 mai 2015 6 Registres et vérification 11. a) Le titulaire de licence doit conserver pendant six (6) ans des registres permettant de constater facilement les redevances dues à Access Copyright aux termes du présent tarif. b) Pas plus d’une fois par année, Access Copyright ou son man- dataire peut vérifier ces registres moyennant un préavis écrit de quinze (15) jours signifié au titulaire de licence pendant les heures ouvrables normales. c) Access Copyright doit, à la réception du rapport de la vérifica- tion, en fournir un exemplaire au titulaire de licence qui a fait l’objet de la vérification. d) Dans le cas où une vérification révèle que des redevances dues aux termes de l’article 7 ont été sous-estimées de plus de dix (10) pour cent, le titulaire de licence doit payer les frais de vérification raisonnables dans les trente (30) jours suivant la demande de paiement. e) Dans le cas où une vérification révèle un paiement excéden- taire, le titulaire de licence peut soustraire cet excédent du pro- chain montant de redevances exigible. Adresses pour les avis et les paiements 12. a) Les avis envoyés à Access Copyright doivent être adressés comme suit : Directeur exécutif, Access Copyright The Canadian Copyright Licensing Agency 1, rue Yonge, Bureau 800 Toronto (Ontario) M5E 1E5 Téléphone : 416-868-1620 Télécopieur : 416-868-1621 Courriel : governmenttariff@accesscopyright.ca b) Les avis au titulaire de licence sont envoyés à la dernière adresse dont Access Copyright a reçu avis par écrit. Expédition des avis et des paiements 13. a) Un avis peut être livré par messager, par courrier affranchi, par télécopieur ou par courriel. Les paiements doivent être livrés par messager, par courrier affranchi ou par virement bancaire électronique. b) Un avis ou un paiement posté au Canada est présumé avoir été reçu trois (3) jours ouvrables après la date de mise à la poste. c) Un avis envoyé par télécopieur ou par courriel est présumé avoir été reçu le premier jour ouvrable suivant le jour où il est transmis. Dispositions transitoires 14. a) À l’égard de chacune des années de 2005 à 2014, le titu- laire de licence doit, en remplacement de l’alinéa 8a), fournir à Access Copyright le nombre de ses ETP qui font l’objet du pré- sent tarif dans les 60 jours suivant la publication du présent tarif. b) À l’égard de chacune des années de 2005 à 2014, en rempla- cement de l’alinéa 8b), Access Copyright facturera le titulaire de licence au plus tard 120 jours après la publication du présent tarif, et les montants sont payables au plus tard 60 jours après réception de la facture. c) Tout montant payable à l’égard de chacune des années 2005 à 2014 est majoré en utilisant les facteurs d’intérêt multiplicatifs (basés sur le taux officiel d’escompte de la Banque du Canada) établis à l’égard de la période indiquée dans le tableau qui suit : 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 1,2127 1,1808 1,1360 1,0910 1,0665 1,0615 1,0510 1,0385 1,0260 1,0135