Copyright Board Commission du droit d’auteur Canada Canada Ottawa, February 10, 1997 FILE: 1997-UO/TI-2 UNLOCATABLE COPYRIGHT OWNERS Non-exclusive licence issued to the Canadian Institute for Historical Microreproductions authorizing the reproduction of 912 works REASONS FOR THE DECISION On January 9, 1997, the Canadian Institute for Historical Microreproductions (CIHM) filed a second licence application with the Board as part of Phase III of the project called Canadian Monographs (1900-1920), dealing, in this instance, with 912 works. This application is to reproduce, to ensure the preservation, in print form, microfiches or CD-ROMs, monographs published between 1900 and 1920. The Board has already issued a first licence to the Institute, on September 18, 1996, authorizing the reproduction of 1,048 works. The Canadian Institute for Historical Microreproductions (CIHM) is a non-profit, charitable organization established in 1978 to locate, preserve, catalogue and distribute early printed Canadiana on microfiches. Its objectives are to improve access to printed Canadiana, to make rare and scarce Canadiana more widely available, to bring together fragmented collections of Canadiana, and to ensure the preservation of Canadiana in Canada and elsewhere. Ottawa, le 10 février 1997 DOSSIER : 1997-UO/TI-2 TITULAIRES INTROUVABLES DE DROITS D'AUTEUR Licence non exclusive délivrée à l'Institut canadien de microreproductions historiques autorisant la reproduction de 912 œuvres MOTIFS DE LA DÉCISION L'Institut canadien de microreproductions historiques (ICMH) a déposé à la Commission, dans une lettre du 9 janvier 1997, sa deuxième demande de licence dans le cadre de la phase III de son projet intitulé Monographies canadiennes (1900-1920), portant cette fois-ci sur 912 titres. Cette demande vise la reproduction, à des fins de préservation, sous forme d'imprimés, de microfiches ou de CD-ROM, de monographies publiées entre 1900 et 1920. La Commission a déjà émis à l'Institut une première licence de reproduction de 1 048 titres, le 18 septembre 1996. L'Institut canadien de microreproductions historiques (ICMH) est un organisme à but non lucratif créé en 1978 pour localiser, préserver, cataloguer et distribuer sur microfiches les documents anciens se rattachant à l'histoire et à la civilisation canadiennes. Ses objectifs sont de faciliter l'accès aux documents imprimés, de rendre plus facilement disponibles les documents rares, de consolider les collections qui ont été fragmentées et d'assurer la préservation des documents se rattachant à l'histoire et à la civilisation canadiennes, qu'ils se trouvent au Canada ou ailleurs.
- 2 As was done in the first application, the Institute submitted to the Board all the relevant data, in hard copy and electronic form, on the works for which it is seeking a licence, as well as a summary of the attempts made to trace the copyright owner or owners. The extent of the efforts made by CIHM to trace the copyright owners has been just as broad as for the initial application. Consequently, CIHM’s application for a licence is granted on the terms established further in this document. This being said, the Board received a letter on January 29, 1997 from the Canadian Copyright Licensing Agency (CANCOPY) clarifying some of the statements made in the Board’s first decision. On the one hand, CANCOPY specifies that the rate of 10¢ per work, which it had suggested, was appropriate for copying onto microfiche (or print form) and not for copying “in any material form, including disquettes or CD-ROMs”, as stated by the Board. For CD-ROM, CANCOPY suggests a fee of 15¢ per work. It acknowledges, however, it currently does not have the mandate to issue licences for copying onto CD-ROM. The Institute has been informed of the fee and agrees with it. On the other hand, CANCOPY believes that, as a rule, for each licence granted by the Board, some payment should be made by the user to a collective body, be it only to compensate the collective body for the costs associated with its efforts in trying to locate the works in its repertoire. The Board fully agrees with CANCOPY, however it is of the view that CIHM’s case is an exceptional one, for which there is no need to demand payment of the fees established in the licence to a collective body. The economic value of copyright in these works is greatly offset by the benefits to authors of their works being henceforth available and preserved against the ravages of time. Moreover, given the age of the works and the fact that many are probably in the public domain, no claim could be made by the copyright owners, should they surface. Therefore, the Board considers that the Institute should be required to make payments only for those works in relation to which someone establishes a valid claim. Tout comme lors du dépôt de la première demande, l'Institut a soumis à la Commission toutes les données pertinentes, sous format papier et électronique, sur les titres pour lesquels la demande de licences est formulée ainsi qu’un sommaire des recherches effectuées pour retrouver le ou les titulaires. Les efforts déployés par l'Institut afin de retracer les titulaires de droit ont été aussi élaborés que lors de la demande initiale. La Commission fait donc droit à la demande de l'Institut, et délivre une licence selon les modalités établies plus loin. Cela dit, la Commission a reçu une lettre de la Canadian Copyright Licensing Agency (CANCOPY) datée du 29 janvier 1997 qui vise à clarifier certains des énoncés contenus dans la première décision de la Commission. D'une part, CANCOPY précise que le prix de 10 ¢ par œuvre, qu’elle avait suggéré, ne visait pas la reproduction «sous quelque forme matérielle que ce soit, y compris les disquettes ou les disques CD-ROM», tel que la Commission l’affirmait, mais seulement la reproduction sur microfiche (ou copie papier). Pour les disques CD-ROM, CANCOPY suggère plutôt une redevance de 15 ¢ par œuvre. Elle précise toutefois qu’elle ne détient pas en ce moment de mandat de ses membres en ce qui concerne ce format. Ce prix a été communiqué à l'Institut qui s'en est dit d'accord. D'autre part, CANCOPY estime que chaque licence émise par la Commission devrait, en principe, être assortie d’un paiement à une société de gestion collective, ne serait-ce que pour compenser les efforts faits par ces sociétés afin de vérifier si les œuvres visées par la licence font partie de leur répertoire. Bien qu’elle partage tout à fait ce point de vue, la Commission est d’avis que le cas de l’ICMH est un cas exceptionnel, pour lequel il n’y a pas lieu d’exiger le dépôt des sommes prévues à la licence auprès d’une société de gestion. La valeur économique du droit d'auteur dans les œuvres en cause est largement compensée par les bénéfices qu'obtiennent les auteurs de ces œuvres du fait que celles-ci seront désormais accessibles et préservées des ravages du temps. De plus, compte tenu de l'âge des œuvres, il est probable que bon nombre d’entre elles font déjà partie du domaine public, et ne peuvent fonder une réclamation de la part des titulaires, s’ils devaient se manifester. Or, la Commission estime que l’Institut ne devrait être tenu de verser des redevances qu’à l’égard des œuvres pour lesquelles une réclamation serait bien fondée.
- 3 A) The nature of the licence The licence is non exclusive and valid only in Canada. The licence authorizes the reproduction, in print form, microfiches or CD-ROM, of the 912 works listed in the January 9, 1997 application. The total number of copies of each work shall not exceed 75. Given the number of works involved, the list of titles is not reproduced. That list can be consulted at the Board or at the Institute. B) The expiry date of the licence The licence will expire on December 31, 1999. CIHM must ensure that all authorized reproductions are made before that date. C) The licence fee Usually, the royalties for a licence such as this one are paid to a collecting body, which keeps them if it does not hear from the copyright owner within five years from the expiration of the licence. In the present case, and for the reasons already mentioned, the Board considers that CIHM should be required to make payments only for those works in relation to which someone establishes a claim. The Institute undertakes however to pay 10¢ per work reproduced on microfiche or in print form, and 15¢ per work reproduced on CD-ROM (multiplied by the number of copies made in each case) to any person who establishes, before December 31, 2004, ownership of the copyright of a work covered by this licence. Le secrétaire de la Commission, Claude Majeau Secretary to the BoardA) La nature de la licence La licence est non exclusive et valide au Canada seulement. La licence autorise la reproduction, sous forme d’imprimés, de microfiches ou de CD-ROM, de chacune des 912 œuvres énumérées à l'annexe de la requête du 9 janvier 1997. Le nombre total d'exemplaires de chaque œuvre ne peut dépasser 75. Considérant l'ampleur de la nomenclature des titres, cette dernière ne sera pas reproduite. La liste est cependant disponible pour consultation à la Commission ainsi qu'auprès de l'Institut. B) La date d'expiration de la licence La licence expire le 31 décembre 1999. L'Institut devra donc procéder à toute reproduction autorisée d'ici cette date. C) Le coût de la licence Habituellement, la Commission exige le versement des redevances à une société de gestion, qui les conserve si le titulaire du droit d'auteur ne se manifeste pas dans les cinq ans suivant l'expiration de la licence. Dans l'espèce, et pour les motifs déjà mentionnés, la Commission estime que l'Institut devrait payer uniquement pour l'utilisation des œuvres à l'égard desquelles une réclamation est établie. L'Institut s'engage toutefois à verser 10 ¢ par œuvre reproduite sous forme d’imprimés ou de microfiches et 15 ¢ par œuvre reproduite sur CD-ROM (multipliés par le nombre de copies produites dans chacun des cas) à toute personne qui établirait, avant le 31 décembre 2004, qu'elle détient le droit d'auteur sur toute œuvre faisant l'objet de la présente licence.
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